Pemanfaatan Mail Merge

Untuk menampilkan data per nama dari Excel ke Word secara satu per satu secara otomatis, fitur terbaik yang bisa Anda gunakan adalah Mail Merge (Penggabungan Surat) di Microsoft Word.

Dengan fitur ini, Anda hanya perlu membuat satu templat dokumen di Word (misalnya kartu nama, sertifikat, atau laporan nilai), lalu Word akan otomatis menarik data nama dari Excel satu per satu.

Berikut adalah langkah-langkah sistematis untuk membuatnya:

Langkah 1: Siapkan Data di Excel

1. Buka Microsoft Excel dan buat tabel data siswa.

2. Pastikan baris pertama digunakan sebagai judul kolom (Header), misalnya: No, Nama Siswa, Kelas, NISN.

3. Isi data siswa di baris-baris di bawahnya.

4. Simpan (Save) file Excel tersebut dan ingat lokasi penyimpanannya (misalnya di folder Documents), lalu tutup file Excel tersebut (Word tidak bisa menarik data jika file Excel masih terbuka).

Langkah 2: Hubungkan Excel ke Word (Mail Merge)

1. Buka Microsoft Word dan ketik templat dokumen atau surat yang Anda inginkan.

2. Pergi ke tab Mailings di menu bagian atas.

3. Klik Select Recipients, lalu pilih Use an Existing List...

4. Cari dan pilih file Excel yang sudah Anda simpan tadi, lalu klik Open.

5. Jika muncul jendela Select Table, pilih lembar kerja (Sheet) tempat data siswa Anda berada (biasanya Sheet1), lalu klik OK.

Langkah 3: Masukkan Data Nama Siswa

1. Letakkan kursor dokumen Word di posisi tempat nama siswa ingin ditampilkan.

2. Kembali ke tab Mailings, lalu klik Insert Merge Field.

3. Anda akan melihat daftar judul kolom yang sesuai dengan file Excel Anda. Pilih Nama Siswa (atau judul kolom tempat Anda menuliskan nama).

4. Di dokumen Word akan muncul teks seperti ini: «Nama_Siswa». Anda juga bisa memasukkan kolom lain seperti «Kelas» dengan cara yang sama.

Langkah 4: Tampilkan Nama Satu per Satu dan Cetak

• Melihat Pratinjau: Untuk melihat nama siswa muncul satu per satu, klik tombol Preview Results di tab Mailings. Anda bisa mengeklik tanda panah kanan ▶ atau kiri ◀ di sebelahnya untuk melihat nama siswa berikutnya secara bergantian.

• Menyimpan/Mencetak Semua Data: * Jika ingin menjadikannya satu dokumen besar berisi semua nama siswa (satu halaman satu nama), klik Finish & Merge > pilih Edit Individual Documents... > pilih All > OK.

  • Jika ingin langsung mencetaknya ke printer, klik Finish & Merge > Print Documents.